Adóblog
Olvassa a legfrissebb híreket !

Keresés

Cikkek

A társaságok által kiállított számlák technikája az elmúlt évtizedekben sokat változott. Külső megjelenésükben és funkciójukban is teljesen átalakultak a számlák.

            Az ügyviteli rendszer megjelenésével, elterjedésével az önálló számlázó programok könnyű elérhetőségével a számlakiállítás alapvető technikája is megváltozott. A számlázás során legfontosabb elemekké a gyorsaság, az egyszerűség, a könnyű átláthatóság és rögzíthetőség váltak.

            A technika fejlődésével párhuzamosan a jogszabályi kötelezettségek is megváltoztak. Az 1996. január 1-jei szabályozás óta 20 év telt el, amely idő alatt a számlázás és a számlázással kapcsolatos jogszabályi előírások gyökeresen megváltoztak. A technikai oldalról az informatika fejlődése, az informatikai lehetőségek kiaknázása gyakorolt hatást a számlázásra. A szabályozás oldaláról pedig azt tapasztalhatjuk, hogy mindig a technika fejlődése mögött haladva próbál egy olyan szabályozási környezetet adni, melyben a számlázással kapcsolatos visszaéléseket csökkenteni lehet.

            Jelenleg a számlázó programokkal kapcsolatos kötelezettségeket A számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet írja elő.

A rendelkezések az alábbi kötelezettségekkel bővültek:

·         számlázási rendszerrel kapcsolatos elvárások bővülése (pl. hiányos, hibás számlák rögzítése)

·         ellenőrzési lehetőségek kiszélesítése (pl. dokumentáció készítési kötelezettség, bejelentési kötelezettség, adatexport)

·         felelősség megosztása (pl. a program fejlesztője is szankcionálható)

 

A jelenleg hatályos követelmények értelmezése, gyakorlati működésének ismertetése

KIHAGYÁS ÉS ISMÉTLÉS NÉLKÜLI, FOLYAMATOS SORSZÁMOZÁS

A számla sorszámának legfontosabb funkciója, hogy egyértelműen beazonosítsa az adott számlát. A sorszámnak egyedinek kell lennie. Nem megfelelő az olyan számlázó rendszer működtetése, amely megengedi több eltérő adattartalmú számlabizonylatnak egy sorszámon történő szerepeltetését.

            Az alapkövetelmény célja, hogy a program ne adjon lehetőséget a számlák utólagos manipulálására. a számlasorszámot a programnak úgy kell képeznie, hogy ne hagyjon ki, ne ugorjon át egyetlen sorszámot sem. Például nagy tömegű számlázásnál előfordulhat, hogy egy-egy előre lefoglalt sorszámon nem jön létre számlaadat. Ekkor ezeket a számlákat rontott számláknak kell tekinteni, és zárolni a rendszerben. Az üres adattartalommal rendelkező számlasorszámokat a későbbiekben nem lehet újra felhasználni.

            Amennyiben egy számlázó szoftver nem teljesíti a kihagyás és ismétlés nélküli elszámolást, akkor nem tekinthetőek az abból kiállított bizonylatok szigorú számadású bizonylatoknak. Ennek következtében a nem megfelelően használt számlázó programból kiállított összes bizonylat valódisága, adóigazgatási eljárásban történő használhatósága megkérdőjeleződik. Különös figyelmet igényel a számlázó program használata.

BEJELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG TELJESÍTÉSE

A bejelentési kötelezettség 2014. október 1-től került az alapkövetelmények közé. A számlázó program használójának az alábbi adatokat kell bejelentenie az adóhivatalnak.

·         számlázó program neve, azonosítója

·         fejlesztő neve, adószáma

·         értékesítő, rendelkezésre bocsátó neve, adószáma

·         beszerzésének, használata megkezdésének vagy rendeltetésszerű használatba vételének időpontja

A 2014. október 1-jét követően beszerzett programok esetében az első használatba vétel napját követő 30 napon belül kell a bejelentést megtenni. A számlázó program esetében az első használatba vétel időpontja megegyezik az első számla kiállításának dátumával.

A bejelentést minden esetben a számla kibocsátására kötelezettnek kell megtennie. A bejelentési kötelezettség teljesítésével a kötelezett mást is meghatalmazhat.

A bejelentési kötelezettség nem egyszeri kötelezettséget jelent. Az új számlázási szoftver beszerzése után az elsőnek kiállított számla keltét követő 30 napon belül kell az új számlázó szoftvert bejelenteni az adóhivatalnak.

 További kötelezettség, hogy a már nem használt számlázó programot is jelenteni kell.

ADATEXPORT

            A számlázó program adatairól készített elektronikus export nem új ellenőrzési technika. A 2016. január 1-jén hatályba lépő szabályozás lényegi eleme az adatexport struktúrájának meghatározása. Ez a struktúra egy XML alapú struktúrát takar, mely a 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet mellékletét képezi. A jogszabály előírja, hogy kizárólag olyan számlázó programból állíthat elő számlát egy adóalany, mely program képes a meghatározott struktúrában adatot exportálni.

            Az egységes szerkezetű adatexportnak vannak előnyei. Az adózó részére a legnagyobb előnyt az jelenti, hogy a számlázó programok esetében kizárólag egy adatexportálási módszert, struktúrát kell kidolgoznia, melynek egységes fájlformátuma van. Az adóhivatal részére pedig az jelenti az előnyt, hogy nem kell felkészülnie számtalan formátumú és struktúrájú számlaadat feldolgozására.

Fontos: A rendelet melléklete szerinti struktúrában kizárólag a 2016. január 1-től kiállított számlákat szükséges az adóellenőrzés kérésére rendelkezésre bocsájtani. Az ezen időpontot megelőző számlák esetében a számla kibocsátójától függ, hogy milyen formátumban történik meg az adatexport.

A SZÁMLÁZÓ PROGRAM DOKUMENTÁCIÓJA

Számlázó program felhasználói dokumentációval minden felhasználónak rendelkeznie kell. A dokumentációátadás módjára, formájára vonatkozóan nem tartalmaz a jogszabály előírásokat.

A dokumentációnak tartalmaznia kell a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a program valamennyi funkciójának ismertetését.  Fontos változást jelent a 2014. július 1-jét követően beszerzett számlázó programokra vonatkozóan, hogy a program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre.

Számlázó program dokumentációval azon társaságnak is kell rendelkeznie, amely saját maga fejlesztette a programot.

Az adatexport a számlázó program új funkcióját jelenti. Így az adatexport funkció leírását minden számlázó program esetében el kell készítenie a fejlesztőnek, és a számlakibocsátónak át kell tudnia adni az adóellenőrzés részére.

SZÁMLÁZÓ PROGRAMOK ONLINE ADATSZOLGÁLTATÁSA

Az online adatszolgáltatási rendszer kialakítása folyamatban van (2017. évi jogszabálymódosítások lesznek), a javaslatokban megfogalmazottak nem tekinthetők újdonságoknak.

Az adócsomag-javaslat tartalmazza a tételes áfanyilatkozat jelenlegi 1 millió forintos összeghatásának 100 ezer forintra történő csökkentését. A javaslat elfogadása alapján minden olyan számláról adatot kell szolgáltatni 2017. január 1-jét követően az adóhivatal számára, amelynek áfatartalma eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot. Ez lényeges szigorítást és adminisztrációs terhet ró az adózókra. Ennek az adminisztrációs tehernek a csökkentését jelenti a számlázó programok online adatszolgáltatásának bevezetése.

A számlázó program online adatszolgáltatása technikailag azt jelenti, hogy az adóhivatal a számla kiállítását követően egy jogszabályban rögzített strukturált adatot kap meg, amelyet automatikusan feldolgoz. Ehhez a számlakibocsátó programjának alkalmasnak kell lennie a számlából az adatstruktúra előállítására, valamint annak megküldésére.

Számlabefogadói oldalon az adatszolgáltatási kötelezettség megmarad, ugyanakkor az adóhivatal által megkapott számlaadatokat a vevő is megismerheti, így adatszolgáltatási kötelezettségének egyszerűsített formában tud eleget tenni. Az adóhivatali oldalon a kisebb értékhatárral és bővebb adattartalommal történő adatszolgáltatás pedig többlet kockázatelemzési lehetőségeket jelent.

Az adóalanyok választhatnak a 20174. január 1. és 2017. július 1. között az új rendszerre történő áttérés tekintetében. Az adózók tehát fél év felkészülési időt kapnak a számlázó programok online adatszolgáltatási rendszerének kiépítésére. Az előzetes terveket módosíthatja az idei év közepén megjelenő rendeleti szabályozás. Szerencsés esetben az adózók számára ténylegesen egyszerűsítést fog hozni a számlázó programok adóhivatali bekötése.

ÖSSZEGZÉS

 

A 20 évvel ezelőtti technológiák jelenleg már nem alkalmazhatóak, mivel az informatika fejlődésével már nem jelentenek hatékony megoldást, és a számlázásra vonatkozó szabályozási környezet is teljesen megújult. A jogszabályi változások párhuzamban állnak a technológia fejlődésével. Látható egy jogszabályalkotói irányvonal, melyben az elektronikusan tárolt adatok felértékelődnek